Xử lý file Excel có dung lượng lớn là một bước quan trọng để cải thiện hiệu suất làm việc và tránh được vấn đề Excel bị chậm. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những bí quyết hữu ích để vượt qua các rào cản do dung lượng file tạo ra, giúp bạn phát huy tối đa tiềm năng của Excel để phục vụ công việc.
Nguyên nhân file Excel bị chậm là gì?
Nếu bạn cảm thấy tốc độ xử lý file Excel bị chậm, các hoạt động thực hiện trong file không còn nhanh nhẹn như trước. Dưới đây là một số lý do phổ biến:
- File được lưu dưới định dạng .xls, khiến cho dung lượng lớn hơn.
- Cấu trúc và định dạng trong file không được kiểm soát tốt, có thể gây dư thừa.
- Có quá nhiều công thức phức tạp trong file, cần phải tính toán nhiều hơn.
- Bộ lọc tự động (Auto Filter) được thiết lập trên một số vùng không cần thiết.
- Lỗi trong ứng dụng Office hoặc cài đặt update chưa hoàn tất.
- Tính năng Automatic Workbook Calculation đang hoạt động.
Ngoài ra, còn rất nhiều nguyên nhân khác cũng có thể gây ra tình trạng ”Excel bị chậm”. Nếu bạn gặp phải vấn đề với tốc độ xử lý, hãy cùng khám phá cách khắc phục lỗi khi mở file Excel bị chậm dưới đây!
Các giải pháp xử lý file Excel có dung lượng quá lớn
Để tránh sự chậm trễ khi mở file Excel bị chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của bạn, hãy tham khảo các giải pháp dưới đây để tăng tốc độ xử lý của file.
Bật Manual Calculation khi Excel bị chậm
Khi file Excel của bạn chứa nhiều hình ảnh có kích thước lớn hoặc công thức phức tạp, tình trạng Excel bị chậm là điều khó tránh. Nếu không thể loại bỏ công thức để giảm dung lượng, hãy tắt tính năng Automatic Workbook Calculation và kích hoạt Manual Calculation. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Mở file Excel, chọn File và sau đó chọn mục Options.
Bước 2: Sau đó, chọn mục Formulas, nhấn chọn Manual trong phần Workbook Calculation và bỏ chọn Recalculate Workbook Before Saving. Nhấn OK để xác nhận.
Đây là cách hiệu quả giúp Excel hoạt động mượt mà hơn. Theo dõi các bước tiếp theo nếu tình trạng vẫn chưa cải thiện.
Xem thêm: Hướng dẫn hàm tách chữ trong Excel cực nhanh.
Lưu file dưới định dạng .xlsx để tránh tình trạng chậm
Có thể bạn không để ý đến vấn đề lưu file dưới định dạng nào. Tuy nhiên, nếu file có đuôi .xls, dung lượng sẽ lớn hơn rất nhiều.
Vì vậy, bạn nên lưu file với định dạng .xlsx hoặc có thể lựa chọn lưu dưới dạng có macro như .xlsm hoặc .xlsb. Đây là những định dạng có khả năng nén dữ liệu tốt, từ đó giảm thiểu đáng kể dung lượng file.
Hướng dẫn cài đặt lưu định dạng đuôi:
Bước 1: Để lưu file, chọn File.
Bước 2: Nhấn chọn Save và sau đó chọn Browse.
Bước 3: Tại mục Save as type, chọn định dạng cho file. Bạn có thể chọn:
- Excel Workbook: .xlsx.
- Excel Macro-Enabled Workbook: .xlsm.
- Excel Binary Workbook: .xlsb.
Bước 4: Cuối cùng, nhấn OK là hoàn tất.
Nếu bạn đã lưu file trước đó, vẫn có cách để chuyển đổi định dạng file. Mở file và chọn Save As. Sau đó, thực hiện các bước tiếp theo tương tự như hướng dẫn ở trên. Bạn có thể xóa file cũ và sử dụng file mới để kiểm tra tình trạng có còn giật lag hay không.
N/A trong Excel là lỗi gì? Hướng dẫn cách sửa lỗi #N/A trong Excel cực nhanh và đơn giản, xem ngay!
Vô hiệu hóa Add-ins
Nếu bạn không sử dụng các Add-ins, hãy tiến hành vô hiệu hóa chúng. Các Add-ins có thể làm giảm hiệu suất của Excel. Các bước để vô hiệu hóa Add-ins được thực hiện như sau:
Bước 1: Trên file Excel đang bị chậm, chọn tab File, rồi chọn tiếp Options.
Bước 2: Tiếp theo, nhấn chọn Add-ins trong cửa sổ Excel Options. Tại mục Manage, chọn Excel Add-ins và nhấn Go.
Bước 3: Vô hiệu hóa tất cả các mục trong danh sách Add-ins available và nhấn OK để xác nhận.
Yên tâm là khi tắt tính năng Add-ins thì sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu trong file.
Xem thêm: Cách mở file Excel bị khoá cực đơn giản.
Sửa lỗi Office khi Excel bị chậm
Để khắc phục lỗi Office nếu Excel bị chậm, thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tìm kiếm công cụ Control Panel trong thanh tìm kiếm của máy tính và chọn Control Panel.
Bước 2: Nhấn vào Uninstall a Program trong mục Program.
Bước 3: Tìm Microsoft Office và nhấn Change.
Bước 4: Khi cửa sổ Microsoft xuất hiện, chọn Online Repair và nhấn Repair.
Ngoài ra, áp dụng cách sửa bộ ứng dụng Office cũng sẽ giúp bạn khắc phục được một số lỗi khác của Excel.
Tối ưu công thức trong Excel
Việc sử dụng quá nhiều công thức phức tạp trong file Excel có thể làm tăng đáng kể dung lượng file. Để giảm thiểu, bạn nên:
- Lựa chọn các công thức đơn giản hơn để xử lý nhanh chóng.
- Giới hạn số ô có chứa công thức không cần thiết.
- Thực hiện tối ưu hóa thuật toán cho công thức trong file.
Khi file có dung lượng nhỏ hơn, Excel sẽ hoạt động nhanh hơn, giúp giảm tình trạng lag.
Xóa ô không cần thiết trong Excel
Một trong những phương pháp hữu hiệu để giảm dung lượng file Excel bị chậm là loại bỏ các ô không sử dụng. Để xóa nhanh các hàng hoặc cột trống không có dữ liệu, hãy sử dụng lệnh Go to Special như dưới đây:
Bước 1: Trước tiên, chọn vùng ô trống mà bạn muốn xóa và nhấn vào tab Home.
Bước 2: Tiếp theo, nhấn vào Find & Select và chọn Go to Special.
Bước 3: Tại cửa sổ Go to Special, chọn Blanks, sau đó nhấn OK.
Bước 4: Sau đó, nhấn vào tab Home, chọn Delete và chọn Delete Sheet Rows.
Các hàng trống trong phạm vi chọn sẽ được xóa ngay lập tức. Nếu muốn xóa cột trống, trong mục Delete chọn Delete Sheet Columns.
Xem thêm: Hướng dẫn lấy lại file Excel chưa lưu cực đơn giản.
Kiểm soát các bộ lọc tự động
Nếu trong file có quá nhiều dữ liệu, khi bạn thiết lập bộ lọc tự động Auto Filter cho toàn bộ trang tính hoặc bảng sẽ làm file trở nên nặng nề hơn. Do đó, hãy chỉ tạo bộ lọc cho các bảng và vùng dữ liệu cần thiết bằng các bước sau:
Bước 1: Nhấn giữ và di chuyển chuột để chọn vùng cần thiết để tạo Auto Filter.
Bước 2: Sau đó, vào tab Data và chọn Filter có biểu tượng hình cái phễu.
Tác Giả Minh Tuấn
Minh Tuấn là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và bảo trì thiết bị điện tử. Với hơn 10 năm làm việc trong ngành, anh luôn nỗ lực mang đến những bài viết dễ hiểu và thực tế, giúp người đọc nâng cao khả năng sử dụng và bảo dưỡng thiết bị công nghệ của mình. Minh Tuấn nổi bật với phong cách viết mạch lạc, dễ tiếp cận và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong thế giới công nghệ.
Thông tin liên hệ
Dlz Tech
Facebook : https://www.facebook.com/dlztech247/
Hotline : 0767089285
Website : https://dlztech.com
Email : dlztech247@gmail.com
Địa chỉ : Kỹ thuật Hỗ Trợ 24 Quận/Huyện Tại TPHCM.
Bài viết liên quan
Trưởng Phòng Marketing - Nguyễn Thị Kim Ngân
Đã kiểm duyệt nội dung
Nguyễn Thị Kim Ngân là Trưởng Phòng Marketing với hơn 10 năm kinh nghiệm, chuyên sâu trong việc kết hợp công nghệ với chiến lược marketing. Cô đã thành công trong việc xây dựng các chiến lược marketing giúp các thương hiệu lớn tăng trưởng mạnh mẽ và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Với kiến thức vững vàng về digital marketing và công nghệ, Nguyễn Thị Kim Ngân là chuyên gia uy tín trong việc duyệt và phát triển nội dung công nghệ, giúp đội ngũ marketing luôn sáng tạo và đi đầu trong các chiến lược truyền thông hiệu quả.