Hàm IMPORTRANGE: Bí quyết lấy dữ liệu trong Google Sheets

Trong Google Sheets và Excel, việc áp dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện có thể giúp bạn dễ dàng trích xuất dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau. Việc kết hợp hàm IMPORTRANGE với các hàm IF, QUERY, INDEX, và MATCH sẽ tăng tốc độ và hiệu quả của quá trình này. Hãy cùng khám phá thêm về hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets qua bài viết sau!

Hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets cho phép bạn trích xuất dữ liệu từ một bảng tính khác và di chuyển nó vào bảng tính hiện tại của mình một cách hiệu quả.

Việc sử dụng hàm IMPORTRANGE mang lại cho bạn những lợi ích sau:

• Tăng tốc độ truy xuất dữ liệu, tiết kiệm thời gian.
• Giúp dễ dàng kiểm soát và quản lý thông tin.
• Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, nếu có thay đổi trong bảng tính nguồn.

Công thức hàm IMPORTRANGE

Công thức để sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets như sau:

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”, “chuỗi_dải_ô”).

Trong đó:

• Spreadsheet url: Đây là đường dẫn URL của bảng tính nguồn bạn muốn nhập dữ liệu, cần phải được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến ô có chứa URL.
• Chuỗi_dải_ô: Là dải ô bạn muốn trích xuất. Phần này cần được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản tương ứng.

Lưu ý khi sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện trong Google Sheets

Sau đây là một số lưu ý quan trọng khi làm việc với hàm IMPORTRANGE:

Bảng tính Google Sheets cần phải được cấp quyền

Khi sử dụng hàm IMPORTRANGE để trích xuất từ bảng tính không thuộc sở hữu của bạn, bạn cần có quyền truy cập. Sau khi có quyền, bạn sẽ thấy dữ liệu từ bảng tính nguồn.

Cho phép truy cập sau khi nhập công thức

Sau khi kết nối dữ liệu, thông báo #REF! sẽ hiển thị, cho biết bạn cần: “Bạn cần phải kết nối các trang tính này. Cho phép truy cập.” Hãy click vào nút “Allow Access” để thấy dữ liệu.

Công thức có thể sử dụng viết hoa hoặc viết thường

Bạn có thể nhập công thức hàm IMPORTRANGE ở dạng chữ hoa hoặc thường mà không ảnh hưởng tới kết quả.

Hãy chú ý các lưu ý trên để sử dụng hàm IMPORTRANGE một cách hiệu quả trong Google Sheets.

Thông tin hữu ích: Hướng dẫn tách chữ trong Excel

Hướng dẫn lấy dữ liệu trong Google Sheets với hàm IMPORTRANGE

Để sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:

Trích xuất dữ liệu từ file khác

Để lấy dữ liệu từ file có tên là DANH SÁCH SINH VIÊN, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Sao chép đường link file DANH SÁCH SINH VIÊN.

Bước 2: Dán link vừa sao chép vào công thức hàm IMPORTRANGE trong bảng tính của bạn.

Công thức: =IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0’, ‘Lớp Đại Trà!A2:E7’)

Ý nghĩa: Trích xuất dữ liệu từ ô A2 đến E7 của file DANH SÁCH SINH VIÊN.

Bạn cũng có thể sử dụng ID của bảng tính thay vì đường dẫn đầy đủ như sau:

=IMPORTRANGE(‘1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k’, ‘Lớp Đại Trà!A2:E7’)

Bước 3: Nhấn Enter và chờ cho bảng tính lấy dữ liệu.

Chỉ với 3 bước đơn giản, bạn đã hoàn tất quy trình trích xuất dữ liệu từ file khác bằng hàm IMPORTRANGE.

Trích xuất dữ liệu giữa các sheet trong cùng file

Ngoài việc lấy dữ liệu từ file khác, bạn cũng có thể lấy dữ liệu giữa các sheet trong cùng một file. Ví dụ như sau:

Trong bảng tính DANH SÁCH SINH VIÊN, có hai sheet là Lớp Đại Trà và Lớp CLC. Bạn muốn lấy dữ liệu từ sheet Lớp CLC vào sheet Lớp Đại Trà như sau:

Bước 1: Sao chép đường link file DANH SÁCH SINH VIÊN.

Bước 2: Dán link vào công thức hàm IMPORTRANGE trong sheet Lớp Đại Trà.

Công thức:

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0’, ‘Lớp CLC!A2:E12’)

Ý nghĩa: Lấy dữ liệu từ ô A2 đến E12 của sheet Lớp CLC.

Bước 3: Nhấn Enter, đợi để bảng tính hoàn thành việc lấy dữ liệu từ sheet Lớp CLC.

Hàm IMPORTRANGE thực sự làm cho việc lấy dữ liệu giữa các sheet trong cùng một tệp dễ dàng hơn bao giờ hết.

Hàm INDEX trong Excel là gì? Tìm hiểu cách sử dụng hàm này để xử lý dữ liệu hiệu quả.

Kết hợp hàm IMPORTRANGE với các hàm khác trong Excel

Hàm IMPORTRANGE không chỉ hoạt động độc lập mà còn có thể kết hợp với các hàm khác như IF, QUERY, INDEX, và MATCH để tối ưu hóa việc xử lý dữ liệu.

Kết hợp với hàm IF

Khi kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm IF, bạn có thể so sánh các giá trị và đưa ra kết quả tương ứng dựa trên điều kiện đã thiết lập.

Công thức:

=IF(biểu_thức_logic, IMPORTRANGE(spreadsheet_url, chuỗi_dải_ô), giá_trị_nếu_sai)

Trong đó:

• Biểu_thức_logic: là phần điều kiện bạn muốn so sánh.
• IMPORTRANGE(spreadsheet_url, chuỗi_dải_ô): giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• Giá_trị_nếu_sai: giá trị trả về nếu điều kiện sai.

Ví dụ:

Công thức:

=IF(A1=’Yes’, IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0’, ‘Lớp Đại Trà!A2:E7’), ‘Không truy vấn được’)

Ý nghĩa: Nếu ô A1 có giá trị là “Yes”, nó sẽ trích xuất dữ liệu từ ô A2 đến E7, ngược lại sẽ hiển thị câu “Không truy vấn được”.

Thao tác kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm IF rất đơn giản và hiệu quả.

Tìm hiểu thêm về hàm COUNTIF trong Excel. Xem ngay!

Kết hợp với hàm QUERY

Khi dùng hàm QUERY với IMPORTRANGE, bạn có thể dễ dàng lọc và truy xuất dữ liệu theo yêu cầu cụ thể.

Công thức:

=QUERY(IMPORTRANGE(spreadsheet_url, chuỗi_dải_ô), QUERY)

Trong đó:

• IMPORTRANGE(spreadsheet_url, chuỗi_dải_ô): là dữ liệu bạn cần sử dụng.
• QUERY: phần câu lệnh truy vấn mà bạn muốn áp dụng.

Ví dụ: Bạn muốn chỉ truy vấn cột Mã số sinh viên trong bảng DANH SÁCH SINH VIÊN:

Công thức:

=QUERY(IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0’, ‘Lớp CLC!A2:E12’), ‘SELECT Col5’)

Ý nghĩa: Chỉ lấy thông tin từ ô A2 đến E12 với điều kiện chỉ lấy cột Mã số sinh viên.

Bạn cần chắc chắn rằng tên cột được viết chính xác và các dữ liệu truy vấn phải được đặt trong dấu ‘ ‘ thì mới có thể truy xuất thành công.

Kết hợp với hàm INDEX, MATCH

Khi kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm INDEX và MATCH, bạn có thể tìm kiếm và xử lý các truy vấn dữ liệu một cách hiệu quả.

Công thức:

=INDEX(IMPORTRANGE(‘Spreadsheet url’, ‘Range string’), MATCH(Giá trị tìm kiếm, IMPORTRANGE(‘Spreadsheet url’, ‘Mảng tìm kiếm’)))

Trong đó:

• Spreadsheet url: là URL của bảng tính cần truy vấn.
• Range string: là “Chuỗi dải ô” của bảng tính.
• Giá trị tìm kiếm: là giá trị bạn muốn tìm trong mảng.
• Mảng tìm kiếm: là phạm vi ô để tìm kiếm.

Ví dụ minh họa:

Tìm điểm của sinh viên có mã số là 1921007454 trong bảng DANH SÁCH SINH VIÊN.

Công thức:

=INDEX(IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0’, ‘Lớp ĐạiTrà!I2:I18’), MATCH(A4, IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0’, ‘Lớp Đại Trà!E2:E18’), 0))

Hãy so sánh với dữ liệu gốc để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu đã trích xuất.

Cách khắc phục lỗi khi sử dụng hàm IMPORTRANGE có dữ liệu quá lớn

Nếu dữ liệu quá lớn, Google Sheets sẽ báo lỗi #ERROR!. Để khắc phục, bạn cần chia nhỏ dữ liệu thành từng phần. Dưới đây là hai cách bạn có thể thực hiện:

Cách 1: Chia dữ liệu theo chiều dọc

• Tại ô B2, nhập công thức:

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0’, ‘Lớp Đại Trà!A2:E52’)

Ý nghĩa: Lấy dữ liệu từ cột A2 đến E52 trong bảng DANH SÁCH SINH VIÊN.

• Tại ô G2, nhập công thức:

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0’, ‘Lớp Đại Trà!F2:H52’)

Ý nghĩa: Lấy dữ liệu từ cột F2 đến H52 trong bảng DANH SÁCH SINH VIÊN.

Chỉ với các bước này, bạn có thể truy xuất toàn bộ dữ liệu mặc dù bảng tính có kích thước lớn.

Cách 2: Sử dụng hàm ARRAYFORMULA để chia dữ liệu theo chiều ngang

Công thức:

=ARRAYFORMULA({IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=115033607′,’Lớp Đại Trà!A1:I10’); IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=115033607′,’Lớp Đại Trà!A11:I17’)})

Ý nghĩa:

Hàm ARRAYFORMULA sẽ kết hợp hai hàng thành một hàng ngang qua hàm IMPORTRANGE từ các dải ô khác nhau trong DANH SÁCH SINH VIÊN.

Bạn biết không: hàm tính trung bình trong Excel? Đừng bỏ lỡ!

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IMPORTRANGE

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A có thể xảy ra nếu giá trị cần tìm không tồn tại. Đây là lỗi phổ biến khi dùng các hàm tham chiếu trong dữ liệu.

Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE xảy ra khi kiểu dữ liệu bạn đang cố gắng trích xuất không khớp với công thức.

Lỗi #NAME

Lỗi #NAME thường do tên hàm nhập không chính xác.

Lỗi #REF

Lỗi #REF thông báo rằng dải ô hoặc trang tính trong công thức không tồn tại.

Đó là những lỗi phổ biến mà bạn có thể gặp khi sử dụng hàm IMPORTRANGE.

Những câu hỏi thường gặp về hàm IMPORTRANGE

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến hàm IMPORTRANGE:

1. Có hàm nào khác ngoài IMPORTRANGE có thể hỗ trợ truy xuất dữ liệu không?

Hiện tại, IMPORTRANGE là hàm duy nhất trong Google Sheets cho phép truy xuất dữ liệu từ các bảng tính khác. Ưu điểm của hàm này là:

• Thao tác nhanh chóng với URL mà không cần cài đặt thêm công cụ nào.
• Có khả năng chọn phạm vi dữ liệu chính xác từ bảng tính.
• Có thể đặt công thức ở bất kỳ ô nào mà không bị giới hạn.
• Dữ liệu sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực.

2. Hàm IMPORTRANGE có giới hạn nào không?

Hàm IMPORTRANGE có giới hạn về số lượng ô dữ liệu lấy vào, tối đa khoảng 175.000 ô. Vượt quá giới hạn này, bạn sẽ nhận được thông báo #ERROR! kèm theo lỗi ‘Results too large’.

3. Làm cách nào để sử dụng nhiều hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets?

Mỗi khi nhập dải ô mới, hãy đảm bảo rằng có đủ không gian trống để dữ liệu có thể hiển thị.

4. Có thể sử dụng hàm IMPORTRANGE với định dạng không?

Câu trả lời là không. Hàm này chỉ cho phép nhập chính dữ liệu.

5. Hàm IMPORTRANGE có tự động cập nhật không?

Đúng vậy. Khi có sự thay đổi nào trong bảng tính nguồn, dữ liệu được trích xuất cũng sẽ tự động cập nhật theo.

Kết luận

Bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets một cách chi tiết và dễ hiểu. Hy vọng thông tin này sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng hàm IMPORTRANGE và đừng quên chia sẻ bài viết nếu thấy hữu ích!

Tác Giả Minh Tuấn

Minh Tuấn là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và bảo trì thiết bị điện tử. Với hơn 10 năm làm việc trong ngành, anh luôn nỗ lực mang đến những bài viết dễ hiểu và thực tế, giúp người đọc nâng cao khả năng sử dụng và bảo dưỡng thiết bị công nghệ của mình. Minh Tuấn nổi bật với phong cách viết mạch lạc, dễ tiếp cận và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong thế giới công nghệ.

Thông tin liên hệ

Dlz Tech

Facebook : https://www.facebook.com/dlztech247/

Hotline : 0767089285

Website : https://dlztech.com

Email : dlztech247@gmail.com

Địa chỉ : Kỹ thuật Hỗ Trợ 24 Quận/Huyện Tại TPHCM.

Bài viết liên quan