Việc biết cách đặt mật khẩu cho file Word 2010, 2016 là điều rất cần thiết cho người dùng nhằm ngăn chặn việc sao chép và chỉnh sửa thông tin quan trọng. Microsoft Word đã cập nhật tính năng này để nâng cao bảo mật cho tài liệu. Vậy làm thế nào để bạn có thể đặt mật khẩu cho file Word? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé!
Nội Dung Bài Viết
Tại sao nên đặt mật khẩu cho file Word?
Mục đích chính của việc đặt mật khẩu cho file Word là:
- Chặn đứng khả năng sao chép tài liệu từ người không có quyền truy cập.
- Ngăn ngừa chỉnh sửa hoặc định dạng của các nội dung quan trọng trong tài liệu.
- Giúp bạn dễ dàng kiểm soát tài liệu và đảm bảo an toàn cho việc soạn thảo văn bản.
Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word 2010, 2016 qua Save As
Cách đặt mật khẩu cho file Word 2010, 2016 qua tùy chọn Save As là một trong những phương pháp bảo mật hiệu quả nhất với hai lớp bảo mật.
Quá trình thực hiện rằng tương tự nhau cho cả hai phiên bản Word. Bạn có thể làm theo các bước chi tiết sau:
Bước 1: Mở tài liệu bạn muốn bảo vệ và nhấn vào File.
Bước 2: Nhấn vào Save As và chọn vị trí lưu tài liệu.
Bước 3: Trong cửa sổ Save As, bạn nhấp vào Tools và chọn General Options.
Bước 4: Trong cửa sổ General Options, nhập mật khẩu mà bạn muốn sử dụng và nhấn OK. Có hai tùy chọn mật khẩu bạn có thể chọn:
- Password to open: Nhập mật khẩu để mở và xem tài liệu.
- Password to modify: Nhập mật khẩu để cho phép chỉnh sửa hoặc sao chép tài liệu, người dùng vẫn có thể xem nội dung nếu không có mật khẩu.
Bạn có thể thiết lập hai mật khẩu cho cùng một tài liệu. Hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận mật khẩu theo thứ tự Password to open trước rồi đến Password to modify.
Bước 5: Nhập lại mật khẩu vừa tạo và nhấn OK.
Bước 6: Cuối cùng, nhấn Save để lưu lại các thay đổi và hoàn tất việc thiết lập mật khẩu cho file Word.
Khi mở lại tài liệu, bạn sẽ thấy yêu cầu nhập mật khẩu như hình minh họa dưới đây.
Với chỉ 6 bước đơn giản như trên, bạn đã có thể bảo vệ tài liệu Word của mình một cách hiệu quả.
Cách viết số mũ trong word nhanh chóng và dễ dàng với hướng dẫn chi tiết tại đây!
Đặt mật khẩu cho file Word 2010, 2016 với Protect Document
Khi bạn không muốn người khác chỉnh sửa hoặc sao chép nội dung tài liệu, có thể áp dụng cách đặt mật khẩu với tính năng Protect Document.
Hướng dẫn dưới đây giúp bạn thực hiện theo các bước:
Bước 1: Mở tài liệu Word cần bảo vệ và chọn Review.
Bước 2: Sau đó chọn Restrict Editing.
Bước 3: Trong phần Editing restrictions, đánh dấu vào ô Allow only this type of editing in the document để giới hạn quyền chỉnh sửa tài liệu.
Bước 4: Chọn quyền thực hiện đối với tài liệu theo các tùy chọn sau:
- Tracked changes: Cho phép chỉnh sửa và theo dõi thay đổi.
- Comments: Cho phép thêm ghi chú vào tài liệu.
- Filling in forms: Cho phép thực hiện các thay đổi trên các trường trong tài liệu.
- No changes (read only): Chỉ cho phép đọc, không cho phép sửa đổi.
Bước 5: Sau khi thiết lập xong, chọn Yes, Start Enforcing Protection ở phía dưới.
Bước 6: Khi hộp thoại Start Enforcing Protection hiện ra, vui lòng nhập và xác nhận mật khẩu. Nhấn OK để hoàn thành việc cài đặt mật khẩu.
Với cách này, người dùng có khả năng mở và xem nội dung trong tài liệu, nhưng nhiều thao tác chỉnh sửa sẽ bị hạn chế.
Chỉ cần truy cập ngay để biết cách xoay ngang 1 trang trong Word một cách nhanh chóng.
Cách đặt mật khẩu cho một vùng dữ liệu cụ thể trong Word 2010, 2016
Nếu bạn cần bảo vệ một phần dữ liệu quan trọng trong file Word, hãy đặt mật khẩu cho phần đó, đảm bảo rằng không ai có thể chỉnh sửa nội dung. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Cách đặt mật khẩu cho một section cụ thể trên file Word 2010, 2016
Để thực hiện thao tác này, hãy làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Đặt con trỏ vào vị trí của section muốn bảo vệ, sau đó vào tab Layout.
Bước 2: Nhấn vào Breaks và chọn Continuous để tạo một section mới.
Bước 3: Tiếp theo, chọn tab Review và chọn Restrict Editing.
Bước 4: Trong phần Editing restrictions, tích vào Allow only this type of editing in the document và chọn Filling in forms.
Bước 5: Nhấn vào Select sections ở phía dưới.
Bước 6: Cửa sổ Section Protection sẽ xuất hiện, đánh dấu vào các section bạn muốn bảo vệ. Nhấn OK.
Bước 7: Nhấn Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 8: Nhập và xác nhận mật khẩu trong hộp thoại Start Enforcing Protection và nhấn OK để hoàn thành.
Ngoài phương pháp trên, bạn có thể sử dụng thẻ Developer để bảo vệ một vùng dữ liệu nhỏ. Các bước thực hiện sẽ được trình bày trong phần dưới đây.
Đặt mật khẩu cho vùng dữ liệu nhỏ bằng thẻ Developer
Để tiến hành điều này, trước tiên cần hiện thẻ Developer trong thanh công cụ. Hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn File và chọn Options.
Bước 2: Nhấn vào mục Customize the Ribbon. Tích vào ô Developer và nhấn OK.
Đối với các phiên bản Word cũ hơn, bạn cần nhấn vào biểu tượng Office rồi chọn Word Options, tiếp theo đến mục Popular và tick vào ô Show Developer tab in the Ribbon.
Sau khi vào thẻ Developer, bạn có thể bảo vệ dữ liệu theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần bảo vệ và nhấn vào Developer.
Bước 2: Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng Rich text và chọn Control Properties.
Bước 3: Ở hộp thoại Content Control Properties, bạn nhập thông tin sau:
- Title: Đặt tiêu đề cho vùng dữ liệu.
- Locking: Tích vào ô Control cannot be deleted và Content cannot be edit.
Sau đó nhấn OK để hoàn tất thiết lập.
Bước 4: Tiếp tục chọn thẻ Developer và nhấn Restrict Editing.
Bước 5: Trong phần Formatting restrictions, tích chọn Limit Formatting to a selection of styles.
Bước 6: Làm theo hướng dẫn tương tự như bước 7 và 8 đã nêu ở phần trên để hoàn tất việc đặt mật khẩu.
Những vùng dữ liệu bạn đã thiết lập sẽ không bị chỉnh sửa hay xóa bỏ nếu thực hiện theo đúng các bước đã nêu.
Bạn đã biết cách chuyển file PDF sang Word mà không cần sử dụng phần mềm và không bị lỗi font chưa? Click để khám phá ngay!
Hướng dẫn tạo password cho tài liệu trên Macbook
Người dùng Macbook cũng có thể dễ dàng thiết lập mật khẩu cho tài liệu Word giống như trên Windows.
Dưới đây là cách thực hiện:
Bước 1: Mở file Word bạn muốn bảo vệ, vào tab Review và chọn Protect document.
Bước 2: Hộp thoại Password Protect sẽ xuất hiện, bạn nhập mật khẩu cần thiết cho file Word. Bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn:
- Set a password to open this document: Thực hiện đặt mật khẩu để không ai có thể mở tài liệu.
- Set a password to modify this document: Thiết lập mật khẩu để hạn chế việc chỉnh sửa tài liệu.
Sau khi nhập xong mật khẩu, hãy nhấn OK để lưu mật khẩu đã thiết lập.
Hướng dẫn bảo mật file Google Tài liệu
Tính năng đặt mật khẩu cho file Google Tài liệu không có sẵn, do đó người dùng cần áp dụng 2 phương pháp bảo mật dưới đây:
Cài đặt mật khẩu thủ công cho file Word online
Để thực hiện cài đặt mật khẩu cho file Word online, bạn cần tải file về máy tính, sau đó mở file và cài đặt mật khẩu theo hướng dẫn ở trên. Cuối cùng, tải lên Google Drive, lúc này người khác sẽ cần mật khẩu để xem tài liệu.
Bảo mật thông qua giới hạn quyền truy cập tài liệu
Bạn có thể chia sẻ file Google tài liệu cho những người muốn xem nhưng vẫn giới hạn quyền truy cập. Khi thiết lập, bạn có thể thêm email của các thành viên mà bạn muốn cấp quyền xem nội dung file tài liệu.
Hướng dẫn gỡ bỏ mật khẩu cho tài liệu trên Word 2010, 2016
Khi bạn cần chia sẻ tài liệu cho người khác, có thể gỡ bỏ mật khẩu để nhanh chóng truy cập. Thực hiện theo các bước:
Bước 1: Nhập mật khẩu tài liệu cần gỡ bỏ rồi nhấn vào File.
Bước 2: Bấm vào Info, tiếp theo chọn Protect Document và sau đó chọn Encrypt with Password.
Bước 4: Hộp thoại Encrypt Document hiện ra, hãy xóa mật khẩu và nhấn OK để hoàn tất việc gỡ bỏ mật khẩu.
Chỉ cần thực hiện theo những bước trên, bạn đã dễ dàng gỡ bỏ mật khẩu cho file Word của mình.
Một số lưu ý khi đặt mật khẩu cho file Word
Khi thiết lập mật khẩu cho file Word, hãy chú ý tới những điều sau:
- Chọn mật khẩu mạnh chứa chữ hoa, chữ thường và ký tự đặc biệt để đảm bảo an toàn.
- Nếu quên mật khẩu, bạn sẽ không thể khôi phục lại nó.
- Thay đổi mật khẩu định kỳ để gia tăng tính bảo mật cho tài liệu.
Kết luận
Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cách đặt mật khẩu cho file Word 2010, 2016. Hy vọng rằng bạn sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích để bảo vệ tài liệu của mình. Đừng quên chia sẻ bài viết nếu bạn thấy nó có giá trị!
Tác Giả Minh Tuấn
Minh Tuấn là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và bảo trì thiết bị điện tử. Với hơn 10 năm làm việc trong ngành, anh luôn nỗ lực mang đến những bài viết dễ hiểu và thực tế, giúp người đọc nâng cao khả năng sử dụng và bảo dưỡng thiết bị công nghệ của mình. Minh Tuấn nổi bật với phong cách viết mạch lạc, dễ tiếp cận và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong thế giới công nghệ.
Thông tin liên hệ
Dlz Tech
Facebook : https://www.facebook.com/dlztech247/
Hotline : 0767089285
Website : https://dlztech.com
Email : dlztech247@gmail.com
Địa chỉ : Kỹ thuật Hỗ Trợ 24 Quận/Huyện Tại TPHCM.
Bài viết liên quan
Trưởng Phòng Marketing - Nguyễn Thị Kim Ngân
Đã kiểm duyệt nội dung
Nguyễn Thị Kim Ngân là Trưởng Phòng Marketing với hơn 10 năm kinh nghiệm, chuyên sâu trong việc kết hợp công nghệ với chiến lược marketing. Cô đã thành công trong việc xây dựng các chiến lược marketing giúp các thương hiệu lớn tăng trưởng mạnh mẽ và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Với kiến thức vững vàng về digital marketing và công nghệ, Nguyễn Thị Kim Ngân là chuyên gia uy tín trong việc duyệt và phát triển nội dung công nghệ, giúp đội ngũ marketing luôn sáng tạo và đi đầu trong các chiến lược truyền thông hiệu quả.