Định dạng số trong Excel: 7 mẹo & ví dụ dễ hiểu

Định dạng số trong Excel cực kỳ quan trọng để làm cho bảng tính của bạn trông rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu và hướng dẫn mọi phương pháp để định dạng số trong Excel, từ cách làm cho số dễ đọc hơn cho tới các định dạng cụ thể như tiền tệ, số điện thoại mà không mất số 0, cùng nhiều kỹ thuật khác. Theo dõi ngay để không bỏ lỡ!

Hướng dẫn nhanh về định dạng số trong Excel

Các bước cơ bản để định dạng số trong Excel như sau:

• Bước 1: Chọn ô hay dải ô mà bạn cần định dạng.
• Bước 2: Vào tab Home và click vào General.
• Bước 3: Chọn Number để bắt đầu định dạng số.
• Bước 4: Lựa chọn định dạng số phù hợp như Currency (Tiền tệ), Percent (Phần trăm), và nhiều hơn nữa.

Chỉ vậy thôi, bạn đã hoàn thành việc định dạng số trong Excel một cách nhanh chóng!

Định dạng số trong Excel là gì?

Định dạng số trong Excel là một chức năng giúp người dùng định hình các dữ liệu số như tiền tệ, phần trăm, hoặc ngày tháng. Với chức năng này, những người làm việc với nhiều con số sẽ có cái nhìn dễ dàng và rõ ràng hơn về dữ liệu của họ.

Nếu không biết cách định dạng số trong Excel, bảng dữ liệu của bạn có thể trở nên khó hiểu, dẫn đến sai sót trong tính toán.

Xem chi tiết hơn về cách tách chữ trong Excel rất hữu ích!

Tại sao cần định dạng số trong Excel?

Việc bạn nắm rõ cách định dạng số trong Excel mang lại những lợi ích sau:

• Đảm bảo Excel hiểu đúng loại dữ liệu để tính toán chính xác.
• Giúp tổng hợp và phân tích thông tin nhanh chóng hơn.
• Giúp người đọc dễ dàng quan sát và hiểu biết tổng quát về dữ liệu trong bảng tính.
• Cải thiện hình thức bảng dữ liệu, làm cho nó thêm phần thu hút.

Cách định dạng số trong Excel chi tiết chỉ với vài bước

Dưới đây là chi tiết các bước để thực hiện định dạng số trong Excel:

Bước 1: Chọn ô hoặc các ô chứa dữ liệu bạn muốn định dạng, sau đó nhấn vào tab Home và chọn General.

Bước 2: Chọn định dạng mà bạn muốn áp dụng, ví dụ ở đây chúng ta chọn Number (định dạng số).

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chọn các định dạng khác như tiền tệ, ngày tháng, thời gian, tỷ lệ phần trăm…

Bước 3: Bạn cũng có thể sử dụng các định dạng số nhanh có sẵn trong menu thả xuống để dễ dàng áp dụng cho dữ liệu của bạn.

Đó là cách đơn giản nhất để định dạng số trong Excel. Khi thêm biểu tượng vào, người đọc có thể nhanh chóng nhận ra đây là danh mục tiền.

Các loại định dạng số trong Excel

Excel cung cấp rất nhiều loại định dạng số để phục vụ cho nhu cầu người dùng. Dưới đây là một số dạng định dạng số phổ biến:

Định dạng số cơ bản: Number

Định dạng số là kiểu cơ bản và phổ biến nhất trong Excel. Nó bao gồm định dạng cho số thập phân, số âm và dấu phẩy để ngăn cách hàng nghìn. Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô dữ liệu mà bạn muốn định dạng.

Bước 2: Mở hộp thoại Format Cells để tiếp cận các tùy chọn định dạng số. Bạn có 4 cách để mở:

Cách 1: Nhấn Ctrl + 1.

Cách 2: Nhấn chuột phải vào ô đã chọn và chọn Format Cells.

Cách 3: Nhấn vào một trong các dấu mũi tên của các mục như Font, Alignment, hoặc Number và chọn mục số.

Cách 4: Chọn menu Format trong tab Home và chọn Format Cells từ menu xổ xuống.

Bước 4: Trong hộp thoại Format Cells, bạn chọn Number từ danh sách bên trái. Điều chỉnh các tùy chọn ở bên phải:

• Decimal places: Xác định số chữ số bạn muốn ở phần thập phân.
• Đánh dấu tùy chọn Use 1000 Separator nếu bạn muốn thêm dấu phẩy vào các số hàng nghìn.
• Negative numbers: Chọn cách hiển thị số âm.

Cuối cùng, nhấn OK để lưu lại các lựa chọn.

Ví dụ, nếu chọn Decimal places là 2 và sử dụng dấu phẩy cho hàng nghìn, kết quả sẽ như hình bên dưới.

Chỉ cần thay đổi cách định dạng, bảng tính của bạn sẽ trở nên dễ nhìn và rõ ràng hơn.

Xem thêm: Cách khóa ô trong Excel đơn giản và nhanh chóng!

Định dạng số 0 trong Excel

Khi nhập số có số 0 đầu tiên, Excel sẽ tự động xóa đi số 0 đó, gây khó khăn khi làm việc với số điện thoại, tài khoản ngân hàng, mã bưu chính… Dưới đây là cách định dạng để giữ lại số 0 đầu:

Bước 1: Chọn ô hoặc vùng ô mà bạn muốn định dạng, nhấp chuột phải và chọn Format Cells.

Bước 2: Chọn Custom trong phần Category. Trong ô Type, nhập định dạng số 0 và nhấn OK.

Lưu ý: Số lượng số 0 bạn nhập vào Type tùy thuộc vào số ký tự bạn muốn hiển thị.

Khi nhấn OK, kết quả sẽ như hình dưới.

Lưu ý rằng bạn không thể áp dụng định dạng này cho nhiều ô có số 0 khác nhau cùng lúc, mỗi ô sẽ cần nhập số 0 tương ứng.

Bạn có thể xem thêm hướng dẫn về định dạng ngày tháng trong Excel để không bị lỗi!

Định dạng số điện thoại trong Excel

Ngoài định dạng số 0, bạn cũng có thể định dạng cho số điện thoại như sau:

Bước 1: Bôi đen vùng ô bạn sẽ nhập số điện thoại, nhấn chuột phải và chọn Format Cells.

Bước 2: Trong cột Category, chọn Text, sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Bước 3: Bắt đầu nhập số điện thoại vào vùng đã định dạng.

Như vậy, số 0 sẽ không bị mất đi, Excel hiểu dữ liệu dưới dạng text. Khi nhập số điện thoại, định dạng này là rất cần thiết vì nó không liên quan tới tính toán.

Định dạng số với dấu chấm

Bạn cũng có thể nhập số với dấu chấm để chia tách các chuỗi số. Đây là cách giữ lại số 0 đầu mà không gặp khó khăn.

Cách này còn giúp bạn dễ dàng phân biệt các chuỗi số và đọc bảng tính một cách hiệu quả hơn.

Xem thêm cách hiện thị thanh công cụ trong Excel dễ dàng cho mọi phiên bản.

Định dạng tiền tệ trong Excel

Để định dạng các ô thành tiền tệ một cách nhanh chóng, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn vùng ô chứa các số cần định dạng tiền tệ.

Bước 2: Nhấp vào tab Home, chọn biểu tượng $. Tiếp theo, bạn có thể chọn đơn vị tiền tệ mà bạn muốn sử dụng.

Ví dụ trong trường hợp này, chúng ta chọn đơn vị tiền tệ là GBP. Kết quả sẽ như hình.

Ngoài ra, còn có nhiều đơn vị tiền khác như USD, EUR, CNY… mà bạn cũng có thể áp dụng.

Định dạng số âm trong Excel

Để định dạng số âm, bạn cũng làm tương tự như sau:

• Chọn vùng dữ liệu, sau đó mở hộp thoại Format Cells.
• Chọn mục Custom trong phần Category.
• Trong mục Type, tìm định dạng #,##0_);(#,##0).
• Nhấn OK để kết thúc.

Sau đó, các số âm trong vùng định dạng sẽ hiển thị như hình dưới.

Các dữ liệu số âm sẽ được đặt trong dấu ngoặc, đồng thời không có dấu (-) phía trước.

Một số lưu ý khi định dạng số trong Excel để tránh lỗi

Trong quá trình thực hiện định dạng số trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi. Dưới đây là một vài mẹo để hạn chế:

• Luôn kiểm tra kết quả sau khi định dạng để đảm bảo không có sai sót nào.
• Có thể áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột bằng cách chọn cột và áp dụng theo các bước ở trên.
• Khi một ô được định dạng, Excel sẽ tự động áp dụng định dạng tương tự cho ô mới. Nếu có lỗi phát sinh, hãy kiểm tra kiểu định dạng của ô đó.
• Sử dụng định dạng văn bản cho những số không cần tính toán như mã số, số điện thoại,… để dữ liệu được hiển thị đúng.
• Thực hiện tăng hay giảm số chữ số sau dấu phẩy bằng Increase Decimal và Decrease Decimal để kiểm soát rõ ràng hơn.

Kết luận

Qua bài viết, bạn đã nắm được nhiều cách định dạng số trong Excel. Hy vọng với những mẹo và hướng dẫn trên, bạn sẽ quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại câu hỏi bên dưới nhé!

Tác Giả Minh Tuấn

Minh Tuấn là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và bảo trì thiết bị điện tử. Với hơn 10 năm làm việc trong ngành, anh luôn nỗ lực mang đến những bài viết dễ hiểu và thực tế, giúp người đọc nâng cao khả năng sử dụng và bảo dưỡng thiết bị công nghệ của mình. Minh Tuấn nổi bật với phong cách viết mạch lạc, dễ tiếp cận và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong thế giới công nghệ.

Thông tin liên hệ

Dlz Tech

Facebook : https://www.facebook.com/dlztech247/

Hotline : 0767089285

Website : https://dlztech.com

Email : dlztech247@gmail.com

Địa chỉ : Kỹ thuật Hỗ Trợ 24 Quận/Huyện Tại TPHCM.

Bài viết liên quan