Hiện nay, có 4 cách chèn chữ ký vào Excel mà bạn có thể thực hiện dễ dàng và nhanh chóng. Thay vì phụ thuộc vào việc ký tay trên giấy tờ, việc chèn chữ ký vào tài liệu Excel mang lại nhiều tiện ích hơn. Hãy cùng khám phá các phương pháp cụ thể trong bài viết dưới đây để tìm hiểu cách chèn chữ ký tay, chữ ký điện tử, và logo vào file Excel một cách hiệu quả nhé!
Nội Dung Bài Viết
Tại sao cần biết cách chèn chữ ký vào Excel?
Chữ ký là một phần quan trọng trong công việc ký kết các văn bản và tài liệu. Ngoài việc có thể chèn chữ ký vào các ứng dụng như OneNote hay Gmail, bạn hoàn toàn có thể triển khai chèn chữ ký vào file Excel một cách dễ dàng.
Việc làm quen với các kỹ thuật chèn chữ ký vào Excel sẽ mang đến cho bạn một số lợi ích nổi bật như:
- Giúp tăng tốc độ và tính tiện lợi trong việc ký kết tài liệu trên Excel.
- Dễ dàng xác định tác giả của tệp dữ liệu đã soạn thảo.
- Bảo vệ bản quyền, hạn chế việc sao chép trái phép nội dung.
- Cải thiện tính chuyên nghiệp của tài liệu.
Hướng dẫn cách chèn chữ ký tay, chữ ký con dấu vào Excel
Phương pháp chèn hình ảnh chữ ký tay hay chữ ký con dấu vào Excel rất dễ thực hiện và nhanh chóng. Tuy nhiên, nhược điểm là chúng phụ thuộc vào chữ ký tay trước đó.
Dưới đây là ba bước cụ thể để bạn thực hiện việc này:
Bước 1: Ký tay và đóng dấu lên giấy
Sử dụng một tờ giấy trắng không có hoa văn, và tiến hành ký tay một cách rõ ràng, to và đẹp để khi quét (scan) sẽ sắc nét hơn.
Bước 2: Quét (scan) chữ ký
Bạn có thể quét chữ ký bằng máy quét hoặc sử dụng ứng dụng quét trên điện thoại.
Bước 3: Chèn chữ ký vào Excel
- Mở file Excel và đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn chữ ký.
- Đi đến tab Insert và chọn biểu tượng Picture.
- Chọn file ảnh chữ ký đã quét và chèn vào Excel. Chữ ký sẽ xuất hiện như trong hình dưới đây.
Lưu ý: Hãy lưu file ảnh chữ ký ở định dạng JPEG để giữ chất lượng ảnh sắc nét.
Xem ngay: Cách tách chữ trong excel với các hàm chi tiết, dễ hiểu
Cách chèn chữ ký điện tử vào Excel
Bạn có thể chèn chữ ký điện tử theo hai hình thức: chữ ký điện tử thông thường và chữ ký điện tử ẩn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phương pháp.
Chèn chữ ký điện tử thông thường
Quá trình chèn chữ ký điện tử vào Excel rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở file Excel bạn muốn thêm chữ ký, đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn, và chọn Insert trên thanh công cụ.
Bước 2: Tại mục Text, chọn biểu tượng thêm chữ ký và nhấn vào Microsoft Office Signature Line.
Bước 3: Hộp thoại Signature Setup sẽ hiện lên, bạn cần nhập thông tin vào các mục yêu cầu rồi chọn OK.
Các mục cần điền bao gồm:
- Suggested signer: Tên người ký.
- Suggested signer’s title: Chức vụ người ký.
- Suggested signer’s e-mail address: Email người ký.
- Allow the signer to add comment in the Sign dialog: Cho phép ghi chú kèm theo chữ ký.
- Show sign date in signature line: Hiện ngày tháng ký.
Bước 4: Sau khi hoàn tất việc tạo chữ ký, bạn có thể di chuyển khung chữ ký đến vị trí mong muốn trong Excel.
Chỉ cần thực hiện bốn bước đơn giản trên, bạn đã có thể chèn chữ ký điện tử thông thường vào file Excel dễ dàng.
Xem thêm: Cách chuyển tiếng việt có dấu thành không dấu chi tiết nhất.
Chèn chữ ký điện tử ẩn trên Excel
Chữ ký điện tử ẩn sẽ không hiển thị trực tiếp trên bảng tính Excel và chỉ có tác dụng hạn chế chỉnh sửa tài liệu.
Để chèn chữ ký điện tử ẩn, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở Excel và chọn mục File.
Bước 2: Tại giao diện bên phải, chọn Info và chọn mục Protect Workbook. Sau đó nhấn vào Add a Digital Signature.
Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu bạn điền mục đích ký tài liệu, sau đó nhấn Sign.
Bước 4: Trở lại mục Info, chọn Views Signatures để kiểm tra chữ ký điện tử ẩn đã được thêm vào tài liệu.
Bạn cũng có thể chọn vào Signatures để xem chi tiết chữ ký ẩn đã tạo trên file Excel.
Tài liệu Excel đã chèn chữ ký điện tử ẩn sẽ được hiện thị ở chế độ Chỉ xem, do đó mọi chỉnh sửa sẽ không được phép thực hiện.
Đừng bỏ lỡ hướng dẫn cách chèn ảnh vào Excel để có trải nghiệm hoàn hảo nhất!
Cách chèn hình ảnh, logo vào chữ ký trong Excel
Việc thêm hình ảnh hoặc logo vào chữ ký không chỉ tăng cường tính xác thực mà còn bảo vệ bản quyền của tài liệu. Dưới đây là cách thực hiện.
Lưu ý khi thực hiện chèn ảnh, logo vào chữ ký
Lưu ý rằng quá trình chèn hình ảnh hay logo có thể khác nhau tùy vào phiên bản Excel. Một số điều cần chú ý là:
- Excel 2013, 2016, 2019: Bạn cần có Digital ID để chèn hình ảnh, logo. Digital ID này đã được đăng ký với Microsoft và giúp bảo vệ hình ảnh, logo của bạn.
- Excel 2010, 2007: Bạn có thể dễ dàng chèn hình ảnh và logo vào chữ ký mà không cần Digital ID.
Hướng dẫn chèn ảnh và logo vào chữ ký
Để thêm hình ảnh và logo vào chữ ký, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhấp đúp chuột vào hộp thoại chữ ký.
Bước 2: Hộp thoại Sign sẽ hiện ra, chọn Select Image.
Bước 3: Chọn hình ảnh từ máy và nhấn Sign để lưu chữ ký mới.
Bước 4: Sau khi chèn thành công, nếu bạn muốn chỉnh sửa chữ ký, hãy chọn Edit Anyway phía đầu trang.
Lưu ý rằng sau khi chèn hình ảnh, logo vào chữ ký, bạn không thể sửa đổi tài liệu vì điều đó sẽ dẫn tới việc chữ ký bị hủy bỏ.
Hướng dẫn viết hoa chữ cái đầu trong Excel nhanh nhất
Hướng dẫn cách xóa chữ ký đã chèn vào Excel
Nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc thay đổi chữ ký đã chèn vào file Excel, bạn có thể thực hiện việc xóa chữ ký một cách đơn giản.
Để xóa chữ ký, chỉ cần click vào chữ ký đó, rồi nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa hoàn toàn chữ ký khỏi file Excel.
Những câu hỏi thường gặp khi chèn chữ ký vào Excel
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc chèn chữ ký vào Excel.
Chữ ký điện tử trong Excel có hợp lệ không?
Chữ ký điện tử trong Excel không đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý cũng như độ tin cậy do không được xác thực chính thức từ các cơ quan chứng nhận.
Chữ ký điện tử chỉ hợp lệ khi nó đi kèm với chứng thư số cấp bởi các đối tác của Microsoft.
Có thể chèn nhiều chữ ký trong cùng 1 file Excel không?
Bạn có thể chèn nhiều chữ ký vào trong một file Excel. Quy trình thực hiện tương tự như đã đề cập ở trên.
Chữ ký trong Excel có thể được chèn vào các ô cụ thể không?
Có thể. Bạn hoàn toàn có thể chèn chữ ký vào các ô cụ thể trong Excel bằng cách sử dụng Copy-Paste hoặc sử dụng khung chữ ký.
Kết luận
Bài viết trên đã tổng hợp và cung cấp cho bạn 4 cách chèn chữ ký vào Excel hiệu quả và dễ thực hiện. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ bổ ích cho bạn trong quá trình làm việc với Excel. Chúc bạn thực hiện thành công và hãy chia sẻ cho những người khác cùng biết nhé!
Tác Giả Minh Tuấn
Minh Tuấn là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và bảo trì thiết bị điện tử. Với hơn 10 năm làm việc trong ngành, anh luôn nỗ lực mang đến những bài viết dễ hiểu và thực tế, giúp người đọc nâng cao khả năng sử dụng và bảo dưỡng thiết bị công nghệ của mình. Minh Tuấn nổi bật với phong cách viết mạch lạc, dễ tiếp cận và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong thế giới công nghệ.
Thông tin liên hệ
Dlz Tech
Facebook : https://www.facebook.com/dlztech247/
Hotline : 0767089285
Website : https://dlztech.com
Email : dlztech247@gmail.com
Địa chỉ : Kỹ thuật Hỗ Trợ 24 Quận/Huyện Tại TPHCM.
Bài viết liên quan
Trưởng Phòng Marketing - Nguyễn Thị Kim Ngân
Đã kiểm duyệt nội dung
Nguyễn Thị Kim Ngân là Trưởng Phòng Marketing với hơn 10 năm kinh nghiệm, chuyên sâu trong việc kết hợp công nghệ với chiến lược marketing. Cô đã thành công trong việc xây dựng các chiến lược marketing giúp các thương hiệu lớn tăng trưởng mạnh mẽ và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Với kiến thức vững vàng về digital marketing và công nghệ, Nguyễn Thị Kim Ngân là chuyên gia uy tín trong việc duyệt và phát triển nội dung công nghệ, giúp đội ngũ marketing luôn sáng tạo và đi đầu trong các chiến lược truyền thông hiệu quả.