Bạn có muốn gửi thư mời tới nhiều người một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp? Hãy khám phá tính năng trộn thư trong Word. Thay vì phải mất thời gian chỉnh sửa từng bức thư một cách thủ công, bạn có thể sử dụng Mail Merge để tạo thư một cách tự động, tiết kiệm thời gian và công sức. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách trộn thư trong Word 2016 và 2010 nhé!
Khái niệm về trộn thư trong Word và lợi ích của nó
Trộn thư, hay Mail Merge, là quy trình tự động gộp thông tin từ một cơ sở dữ liệu vào tài liệu Word. Chẳng hạn, bạn có thể kết hợp danh sách địa chỉ email hoặc danh sách khách hàng vào một mẫu thư. Điều này cho phép bạn tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó, mỗi bản sẽ chứa các thông tin khác nhau. Nhờ vậy, bạn có thể giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau mà không tốn quá nhiều thời gian.
Trộn thư trong Word sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Ví dụ như khi bạn phải gửi nhiều thư mời hay giấy chứng nhận, bạn chỉ cần lập danh sách người nhận và để công cụ tự động hoàn thành.
Ngoài việc tiết kiệm thời gian, trộn thư trong Word còn giảm thiểu sai sót trong quá trình điền thông tin thủ công. Bạn chỉ cần nhập thông tin một lần và có thể tái sử dụng cho nhiều văn bản khác nhau, giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán cho các tài liệu của bạn.
Tính năng trộn thư trong Word quả là một công cụ cực kỳ hữu ích và thuận tiện. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhé!
Tìm hiểu cách xoay ngang 1 trang trong Word một cách dễ dàng với các bước rõ ràng
Các bước để trộn thư trong Word 2010 và 2016
Các bước thực hiện trộn thư trong Word 2010 và 2016 tương tự nhau. Bạn có thể theo dõi hướng dẫn dưới đây để thực hiện.
Trộn thư bằng cách tự tạo danh sách trong Word
Bắt đầu, bạn cần một danh sách người nhận. Nếu chưa có, bạn có thể tạo một danh sách mới trực tiếp trong Word. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Thực hiện tạo danh sách
Bước 1: Mở Word và chuyển tới tab Mailings. Chọn Start Mail Merge, sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Click vào Letters mà bạn muốn tạo. Sau đó chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tại thời điểm này, chọn Use the current document và nhấp vào Next: Select Recipients.
Bước 4: Click vào Type a new list và nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Lúc này sẽ hiện cửa sổ New Address list, bạn chọn Customize Columns để thêm trường như tên, địa chỉ,….
Bước 6: Trong cửa sổ Customize Address List, chọn các trường cần thiết và loại bỏ những trường không cần thiết. Nhấn OK để hoàn tất.
- Add: Thêm trường mới.
- Delete: Xóa trường có sẵn.
- Rename: Đổi tên trường.
Hoàn tất, bạn nhấn OK để các trường đã thêm hiện lên trong New Address List.
Bước 7: Nhập thông tin cho các trường, sau đó nhấn OK để hoàn tất quá trình tạo danh sách.
Bước 8: Cửa sổ Save Address List hiện ra, bạn đặt tên cho danh sách và chọn thư mục, rồi nhấn Save.
Bước 9: Tại khung Mail Merge Recipients, bạn có thể kiểm tra và chỉnh sửa thông tin người nhận. Các chức năng như:
- Sort: Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí.
- Filter: Lọc dữ liệu theo tiêu chí.
- Find duplicates: Tìm và xóa các bản sao.
- Validate address: Kiểm tra tính xác thực địa chỉ.
Sau khi kiểm tra xong, nhấn OK để hoàn thành tạo danh sách. Bây giờ, chúng ta sẽ chuyển sang bước trộn thư.
Các bước kẻ khung trong Word đơn giản và dễ hiểu hơn bao giờ hết!
Tiến hành trộn thư trong Word
Bước 10: Tại bước Step 3 of 6, chọn Use an existing list và nhấn Next: Write your letter.
Bước 11: Tại trang Step 4 of 6, chọn More items.
Bước 12: Cửa sổ Insert Merge Fields sẽ xuất hiện. Tại đây, chọn trường cần thêm từ danh sách và nhấn Insert. Sau khi hoàn tất, nhấn Cancel để thoát.
Bước 13: Tiếp tục, chọn Next: Preview your letters ở trang Step 4 of 6.
Bước 14: Cuối cùng, tại Step 5 of 6, nhấn Next: Complete the merge để kết thúc quá trình trộn thư.
Bạn đã hoàn tất trộn thư và hãy xem kết quả cuối cùng nhé!
Nếu bạn muốn xem tất cả các trang sau khi trộn, hãy làm theo các bước sau:
Kiểm tra kết quả trộn thư
Bước 15: Truy cập tab Mailings. Tại mục Finish & Merge, chọn Edit Individual Documents.
Bước 16: Khung Merge to New Document sẽ xuất hiện. Nhấp vào ô All để chuyển đổi tất cả dữ liệu sang tài liệu mới.
Nhấn OK để hoàn tất, bạn sẽ có nhiều bản sao của tài liệu sao cho phù hợp với từng người nhận.
Ngoài việc tự tạo danh sách, bạn có thể sử dụng danh sách từ file Excel đã có sẵn. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian một cách hiệu quả. Hãy xem hướng dẫn dưới đây!
Trộn thư bằng cách sử dụng file Excel có sẵn
Nếu bạn đã có một file Excel chứa danh sách, bạn có thể sử dụng nó trực tiếp mà không cần phải nhập lại. Các bước cũng tương tự như trên, hãy tham khảo nhé!
Bước 1: Mở Word và thực hiện từ Bước 1 đến Bước 3 trong hướng dẫn trộn thư trước đó.
Bước 2: Tại Step 3 of 6, chọn Use an existing list, sau đó nhấn Browse để chọn file Excel cần sử dụng và nhấn Open.
Bước 3: Một cửa sổ hiện ra, chọn Sheet cần dùng và nhấn OK để đưa danh sách vào Word.
Bước 4: Nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Như vậy, bạn đã có danh sách từ Excel. Tiếp tục từ đây, bạn chọn More items, sau đó chọn các trường cần thiết và nhấn Insert.
Bước 6: Để xem kết quả, bạn chọn Next: Preview your letters và sau đó là Next: Complete the merge để hoàn tất trộn thư.
Bạn đã hoàn thành trộn thư nhanh chóng với file Excel, thật đơn giản phải không nào?
Giờ đây, bạn đã biết cách trộn thư trong Word, hãy áp dụng để tạo ra những bức thư mời nhanh chóng và hiệu quả nhé!
Tác Giả Minh Tuấn
Minh Tuấn là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và bảo trì thiết bị điện tử. Với hơn 10 năm làm việc trong ngành, anh luôn nỗ lực mang đến những bài viết dễ hiểu và thực tế, giúp người đọc nâng cao khả năng sử dụng và bảo dưỡng thiết bị công nghệ của mình. Minh Tuấn nổi bật với phong cách viết mạch lạc, dễ tiếp cận và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong thế giới công nghệ.
Thông tin liên hệ
Dlz Tech
Facebook : https://www.facebook.com/dlztech247/
Hotline : 0767089285
Website : https://dlztech.com
Email : dlztech247@gmail.com
Địa chỉ : Kỹ thuật Hỗ Trợ 24 Quận/Huyện Tại TPHCM.
Bài viết liên quan
Trưởng Phòng Marketing - Nguyễn Thị Kim Ngân
Đã kiểm duyệt nội dung
Nguyễn Thị Kim Ngân là Trưởng Phòng Marketing với hơn 10 năm kinh nghiệm, chuyên sâu trong việc kết hợp công nghệ với chiến lược marketing. Cô đã thành công trong việc xây dựng các chiến lược marketing giúp các thương hiệu lớn tăng trưởng mạnh mẽ và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Với kiến thức vững vàng về digital marketing và công nghệ, Nguyễn Thị Kim Ngân là chuyên gia uy tín trong việc duyệt và phát triển nội dung công nghệ, giúp đội ngũ marketing luôn sáng tạo và đi đầu trong các chiến lược truyền thông hiệu quả.