Sắp xếp trong Excel: Thủ thuật tăng/giảm nhanh chóng

Sắp xếp trong Excel là chức năng rất quan trọng, giúp người dùng dễ dàng quản lý và tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách sắp xếp dữ liệu, các hàm hỗ trợ sắp xếp theo thứ tự A-Z (tăng dần) hoặc Z-A (giảm dần) trong Excel. Hãy cùng khám phá nhé!

Cách sắp xếp trong Excel theo thứ tự tăng dần và giảm dần

Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel sử dụng công cụ Sort

Nếu bạn có một bảng dữ liệu lớn và cần thực hiện cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel hoặc giảm dần, không cần phải kiểm tra từng ô để sắp xếp. Việc này sẽ tốn thời gian và có thể gây ra sai sót.

Chỉ cần sử dụng tính năng sắp xếp có sẵn, bạn sẽ hoàn thành trong thời gian ngắn:

Bước 1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu bạn muốn sắp xếp.

Lưu ý rằng các dữ liệu trong bảng thường liên kết với nhau; nếu bạn chỉ chọn một cột, kết quả có thể không chính xác. Nếu chỉ cần sắp xếp riêng một cột, bạn chỉ cần chọn cột đó.

Bước 2: Chọn Tab Data trên thanh công cụ, sau đó nhấp vào Sort để mở hộp thoại Sort.
Bước 3: Tại hộp thoại Sort, chọn cột cần sắp xếp trong mục Sort by và chọn Cell Values trong mục Sort On.
Bước 4: Chọn kiểu sắp xếp trong mục Order: Smallest to Largest cho tăng dần hoặc Largest to Smallest cho giảm dần.
Bước 5: Nhấn Ok để hoàn tất quá trình.

Sắp xếp dữ liệu trong Excel bằng Filter

Để thực hiện sắp xếp giảm dần hoặc tăng dần trong Excel bằng Filter, bạn làm theo các bước sau:

Sắp xếp thứ tự trong Excel bằng cách dùng Filter

Bước 1: Chọn bảng dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
Bước 2: Trên Tab Data, chọn Filter để kích hoạt tính năng lọc dữ liệu.
Bước 3: Dòng đầu tiên của bảng sẽ hiện dấu mũi tên bên cạnh mỗi tiêu đề cột.
Bước 4: Chọn mũi tên trong cột bạn muốn lọc và điều chỉnh theo nhu cầu.

Bước 5: Chọn lệnh Smallest to Largest để dữ liệu được sắp xếp tăng dần hoặc Largest to Smallest cho giảm dần.

Với những bước đơn giản trên, bạn đã có thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự mà bạn muốn trong Excel.

Bạn đã biết cách tách chữ trong excel chưa? Khám phá ngay!

Sử dụng hàm SORT để sắp xếp dữ liệu trong Excel

Ngoài việc sử dụng công cụ lọc, bạn cũng có thể áp dụng hàm SORT trong Excel để thực hiện việc sắp xếp một cách nhanh chóng.

Cú pháp của hàm là: “=SORT(array,[sort_index],[sort_order],[by_col])”

Ý nghĩa các tham số là:

array: Mảng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.
sort_index: Chỉ số cột hoặc hàng để lấy làm căn cứ sắp xếp.
sort_order: Quy định thứ tự sắp xếp: tăng dần hoặc giảm dần.
by_col: Chọn xem sắp xếp theo hàng hay cột.

Bằng cách này, bạn có thể sắp xếp dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả chỉ với vài cú nhấn chuột.

Xem thêm: cách chèn ảnh vào Excel dễ dàng và nhanh chóng

Cách sắp xếp dữ liệu có điều kiện trong Excel

Khi bạn đã quen với việc sắp xếp dữ liệu cơ bản, có thể bạn sẽ cần lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện khác nhau. Đừng lo, quy trình tiếp theo chỉ cần làm theo các bước sử dụng hàm sắp xếp có điều kiện trong Excel là bạn đã có thể làm chủ vấn đề này.

Bước 1: Vào Tab Data và chọn tính năng Sort để bắt đầu.
Bước 2: Tìm hiểu kỹ về các điều kiện dữ liệu và chức năng trong bảng Sort.

Bảng Sort có các chức năng chính sau:

Add Level: Thêm các cấp độ sắp xếp khác nhau cho dữ liệu.
Delete Level: Xóa cấp độ sắp xếp đã chọn.
Sort by: Chọn cột để sắp xếp theo yêu cầu.

Sort On: Các tiêu chí sắp xếp, có thể là màu sắc, kiểu chữ, hoặc giá trị.
Order: L lựa chọn tăng dần hoặc giảm dần.
My data has headers: Nếu bảng dữ liệu có tiêu đề, hãy tích chọn ô này.
Bước 3: Áp dụng các cài đặt trên vào bảng dữ liệu của bạn.

Khám phá thêm: Cách group trong Excel và gộp nhóm hiệu quả

Kết luận

Sắp xếp trong Excel không quá khó khăn phải không? Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để thực hiện việc sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Hãy tham khảo thêm nhiều thủ thuật Excel khác trên trang web của Dlz Tech nhé!

Tác Giả Minh Tuấn

Minh Tuấn là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và bảo trì thiết bị điện tử. Với hơn 10 năm làm việc trong ngành, anh luôn nỗ lực mang đến những bài viết dễ hiểu và thực tế, giúp người đọc nâng cao khả năng sử dụng và bảo dưỡng thiết bị công nghệ của mình. Minh Tuấn nổi bật với phong cách viết mạch lạc, dễ tiếp cận và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong thế giới công nghệ.